Ondernemerslift+
Hoe Ondernemerslift+ tijd bespaart door het automatiseren van haar urenregistratie
De organisatie
OndernemersLift+, gevestigd in ‘s-Hertogenbosch, versterkt het succes van startende en groeiende ondernemers in Noordoost-Brabant.
Hiervoor voert OndernemersLift+ diverse programma’s uit waarmee o.a. start-ups, scale-ups begeleid worden. Omdat OL+ haar gelden krijgt vanuit de overheid is verantwoording van haar werkzaamheden zeer belangrijk. Ook een sluitende urenverantwoording hoort hierbij.
Het probleem
Medewerkers van OL+ hielden de uren op de verschillende projecten bij in een Excel sheet. Dit diende per maand ingevuld te worden. Het invullen hiervan was vrij omslachtig en om een maandelijks totaalbeeld te krijgen van de urenbesteding over de verschillende projecten diende per project de uren vanuit de verschillende sheets handmatig verzameld te worden.
Het maandelijks verwerken van de uren binnen de financiële administratie van Exact was iets wat handmatig gebeurde waarbij de gegevens vanuit Excel werden overgetypt in Exact.
De vraag
De vraag van OL+ aan Drie-O was om de urenregistratie te automatiseren binnen haar Microsoft 365 omgeving waarbij uren geregistreerd kunnen worden op basis van activiteiten binnen projecten inclusief fiatteringsfunctie. Omdat het maandelijks handmatig boeken van uren in Exact Online veel tijd kost was de vraag ook om een naadloze koppeling te verzorgen tussen de urenregistratie en Exact Online.
Aanvullende vraag was om op een eenvoudige wijze inzicht te krijgen in de urenbesteding van de verschillende projecten.
Huub Dormans, directeur van OL+: “Wat een verademing om nu realtime , met 1 druk op de knop, de actuele ureninzet te weten van alle medewerkers verdeeld over alle projecten en activiteiten. Voor ons heel belangrijk omdat de ureninzet de belangrijkste kostenpost is voor onze projecten en activiteiten. Daar wil je dus realtime inzicht in hebben. Vanwege het feit dat we met veel Zp’ers en gedetacheerde collega’s van onze partners werken was het moeilijk in het verleden om hier zicht op te houden.”
De oplossing
Binnen Microsoft 365 hebben wij op basis van SharePoint in combinatie met het 365 Power platform een registratie systeem gerealiseerd waarbij iedere medewerker de uren op de verschillende activiteiten kan registreren. De projectleider kan vervolgens de uren fiatteren.
Met behulp van Power Query hebben wij een proces gemaakt waarmee de geboekte uren worden omgezet in de benodigde boekingsregels (inclusief tegenrekening). Deze boekingsregels kunnen worden ingelezen in Exact Online en daarmee automatisch worden verwerkt.
Power BI, het data analyse tool van Microsoft, hebben we ingezet om OL+ via diverse invalshoeken inzicht te verschaffen in de urenbesteding over de verschillende projecten door middel van dashboards.