Inpark

INPARK is een ingenieurs- en adviesbureau dat bedrijven en overheden van passende kennis voorziet. Van oudsher heeft het bureau veel expertise in ondergrondse infra. Een specialisme waar rond de energietransitie meer dan ooit vraag naar is. Daarnaast heeft INPARK specialisten op het gebied van onder meer elektrotechniek en bouwkunde. Het bureau is in 1976 opgericht en heeft vijf vestigingen, waar in totaal 80 ingenieurs werken.

“Vorig jaar zijn we in omzet met vijftig procent gegroeid en ook het komende jaar verwachten we een flinke groei. Dat brengt een verantwoordelijkheid met zich mee op het gebied van financiële controle”, vertelt Henkjan van der Wagen, specialist Finance & Control bij INPARK.

Kopiëren en plakken? Dat kan efficiënter

Zo wil hij wekelijks zien welke marge het bureau op de verschillende projecten heeft en of de verschillende targets worden gehaald. “Tot voor kort betekende dat dat we uit allerlei bronnen data moesten halen: over salarissen, kosten van leaseauto’s, brandstofkosten, vergoedingen, pensioenen… De financiële data zitten in Exact, we gebruiken Lift voor project- en urenregistratie en daarnaast hebben verschillende leveranciers zo ook hun eigen applicaties. We waren zo ongeveer een dag in de week bezig met data kopiëren en in Excel plakken om de resultaten boven water te krijgen.”

Specifieke wensen vertalen

Verstand van financiën heeft Henkjan wel, maar technisch inzicht om de gegevens uit al die bronnen bij elkaar te brengen, dat is een ander verhaal. Dat Microsoft Power BI daar uitermate geschikt voor was, had hij al ontdekt. Via een advertentie op LinkedIn kwam hij terecht bij Drie-O. “Zakendoen gaat steeds vaker online, maar Remco van Sambeek van Drie-O nam de moeite om persoonlijk kennis te komen maken. We hadden al snel een goede klik. Niet alleen omdat hij de technische kennis die wij misten in huis had, maar ook omdat hij snel in de gaten had hoe hij onze specifieke wensen kon vertalen in rapportages en dashboards. Hij kon direct welke lagen en filters er nodig waren om precies de juiste rapportages te maken.”

Rapportages uit één bron

Met Microsoft Power BI worden de data uit alle verschillende bronnen automatisch opgehaald, voor zowel personele als financiële rapportages. “Daarbij komt alles in Power BI terecht. Dit is nu de enige bron voor de rapportages.”

Remco heeft in korte tijd met Power BI een aantal rapportages en dashboards gemaakt. Zo is er nu een financiële rapportage over diverse administraties, een dashboard voor zaken als omzet, winstmarge, overhead en marketing, overzichten van winst en verlies en onderhanden werk per medewerker.

Actueel beeld

Naast tijdbesparing en minder fouten leveren de rapportages in Power BI ook veel extra inzichten op. Henkjan: “Doordat we nu een strakkere rapportage hebben, ontdekten we dat we de marges vaak niet haalden doordat ze aan de voorkant niet goed waren berekend. We hebben nu de cijfers veel sneller paraat en er is meer tijd om ermee aan de slag te gaan. Bijvoorbeeld ook om het managementteam meer inzicht te geven in de winstgevendheid van onze projecten.”

Ook andere collega’s, bijvoorbeeld van de salesafdeling, hebben veel baat bij de rapportages. “We kunnen de gegevens makkelijk bij elkaar brengen zonder dat mensen de specifieke app van de leasemaatschappij of de administratieve systemen hoeven te openen. Daarbij regelen we het zo dat medewerkers alleen toegang hebben tot de data die ze echt nodig hebben. Zo ontstaat een zo actueel mogelijk beeld van de organisatie. Vergelijk het met een portaal waarop alles in één oogopslag te zien is.”

Betrouwbaar en herkenbaar

Het bij elkaar brengen van alle data van een project kan een hele uitdaging zijn. “Je begint met een project, waar een medewerker bij hoort die een kenteken heeft waar weer een tankbon bij hoort… Dat moet allemaal worden afgeboekt op dat project. Die structuur zit heel goed in Power BI. We hebben nu een heel bruikbaar, solide systeem.”

Door alle mogelijkheden en het gebruiksgemak van Power BI kan de verleiding ontstaan om allerlei soorten rapportages te maken. “We gebruiken een aantal standaardrapportages waarmee we veel inzicht krijgen. Zo zien we of we bepaalde doelstellingen per kwartaal of per jaar halen. We willen graag de focus houden en de rapportages betrouwbaar en herkenbaar houden. Dat is nu goed gelukt.”