Voordelen van een goede urenregistratie
Uren registreren… Niemand doet het voor zijn plezier. Maar als je weet hoeveel uren welke medewerkers aan bepaalde opdrachten hebben gewerkt, biedt dat je organisatie een aantal flinke voordelen.
- Je krijgt inzicht hoeveel uren je hebt besteed in vergelijking met je begroting. Door te weten hoe goed je voorcalculatie is, kun je ook nieuwe projecten beter calculeren om zo concurrerend te kunnen zijn en blijven.
- Je komt erachter hoe goed je je medewerkers hebt gepland. Zo kun je de efficiëntie van je team verbeteren door taken beter te stroomlijnen en resources zo goed mogelijk te benutten.
- Het helpt je bij het plannen van je capaciteit. Dankzij de historische data stel je realistische deadlines en kun je betere offertes maken. Wanneer je weet hoeveel uren je de toekomst hebt ‘verkocht’, ontdek je of er nog meer projecten kunnen worden verkocht of dat extra medewerkers nodig zijn.
- Je ontdekt of de werkdruk goed is verdeeld. Als je urenrapportages met een team, afdeling of bedrijf deelt, zie je of bepaalde afdelingen misschien overbelast zijn en welke medewerkers van andere afdelingen eventueel extra kunnen bijspringen.
- Je verzamelt informatie over het type werk waar jouw organisatie mee bezig is en de kennis en vaardigheden die daarvoor nodig zijn. In grote lijnen weet je dat natuurlijk al lang, maar dankzij een duidelijk overzicht kom je er eerder achter of je organisatie nieuwe competenties nodig heeft. Ook ontdek je of je niet te veel tijd kwijt bent met werk dat niet direct bijdraagt aan je doelen. Overleg en vergaderingen zijn nodig, maar het zijn zaken die vaak efficiënter kunnen door ze korter te houden of er minder mensen bij te betrekken.
Kortom, informatie over je urenbestedingen per project zorgt voor een betere planning en efficiënter werk. Daarbij wil je niet alleen weten hoeveel uren aan elk project zijn besteed, maar ook welke teamleden aan welke projecten werken en hoeveel uren ze eraan hebben besteed. Bovendien wil je zien hoe de daadwerkelijk bestede uren zich verhouden tot de oorspronkelijke schattingen of begrotingen. Zo bewaak je de winstgevendheid van je projecten.
Uitdagingen bij urenregistratie
Het bijhouden van die uren gaat niet vanzelf. Het vraagt van je medewerkers dat ze hun gewerkte uren heel precies registreren. Projectmanagers moeten de uren vervolgens verzamelen, verwerken en analyseren. Daar moet dan een mooi overzicht uitkomen waar gemakkelijk conclusies uit te trekken zijn. Dat is lastig: de ene afdeling werkt zijn uren bij in een spreadsheet, andere afdelingen gebruiken misschien specifieke tools voor tijdregistratie of projectmanagement. En die ene eigenwijze medewerker levert altijd te laat een handgeschreven briefje in met een ruwe schatting van de uren. Als je al die gegevens moet invoeren in één centraal systeem is dat niet alleen vervelend, het kost veel tijd en de kans op fouten is groot. En projecten zijn vaak best ingewikkeld: ze bestaan uit deelprojecten waarbij verschillende medewerkers betrokken zijn. Het is een hele uitdaging om al die onderdelen en fasen van een project bij te houden. Bovendien lopen projecten bijna altijd anders dan vooraf gepland. Een klant vraagt extra werkzaamheden, medewerkers worden ziek of de planning moet om een andere reden op de schop. Als je die planning dan niet heel scherp in de gaten houdt, overschrijd je makkelijk het budget of kun je je belofte aan je klant niet nakomen.
Echt inzicht in je urenbesteding
Met een Business Intelligence-oplossing als Microsoft Power BI maak je je urenbesteding heel inzichtelijk. Door de data op een slimme manier te organiseren en weer te geven, kun je het volgende doen.
- Gegevens integreren. Of de urenregistraties nu uit Excel, een urenregistratiesysteem of een andere bron komen, Power BI integreert de gegevens uit die bronnen zodat één centrale bron ontstaat met de correcte en meest actuele gegevens
- Urenbestedingen visualiseren. Met grafieken en dashboards presenteer je de data op een heel duidelijke en aantrekkelijke manier. Dat maakt het makkelijk om trends en patronen te herkennen. Als je je medewerkers een eigen dashboard geef waarin zij de geboekte uren kunnen bekijken en controleren, kunnen zij zelf in de gaten houden of de afspraken over inzetbaarheid en productiviteit worden nagekomen.
- Realtime updaten. Heb je actuele gegevens die je in je analyse wilt verwerken? Power BI kan de gegevens direct bijwerken. Zo heb je altijd toegang tot de meest recente informatie over de urenbesteding.
- Rapporten aanpassen. Welke afdeling heeft de meeste uren aan een project besteed? Welke projecten kostten meer uren dan begroot en voor welke opdrachten waren minder uren nodig dan gedacht? Je maakt rapporten die specifiek zijn afgestemd op de informatie die jij wilt zien. Zo kun je de prestaties van projecten volgen en specifieke vragen beantwoorden.
- Voorspellingen doen. Door trends en patronen in de gegevens te ontdekken, kan Power BI je helpen bij het voorspellen van toekomstige urenbestedingen. Zo weet je hoeveel medewerkers en resources je vrij moet maken voor soortgelijke projecten.
Benieuwd wat je allemaal kunt doen met jouw data en business intelligence? Download dan onze whitepaper over ‘Power BI voor het mkb: dé tool voor data-analyse en het verbeteren van bedrijfsprocessen’.